Как правильно арендовать офис

Темпы развития и успешность предприятия во многом зависят от того, насколько удачно компания выбирает офис. Есть множество факторов, которые необходимо учитывать при поиске подходящего помещения. Большинство молодых предпринимателей, которых интересует аренда офиса, как правило, не догадывается о существовании таковых, раз за разом совершая одни и те же ошибки.

• Дешево – значит хорошо.

Очень многие хотя бы раз сталкивались с ситуацией, когда только открывшийся офисный центр предлагает низкие (и оттого очень привлекательные) арендные ставки. К такому, казалось бы «везению» следует отнестись с осторожностью, так как, обычно, по истечению срока договора (в большинстве случаев – 11 месяцев), арендную плату Вам могут поднять, как минимум, на 50%.

Совет: подробно обсудить с арендодателем адекватные и выгодные для обеих сторон условия возможного повышения арендной ставки до подписания договора об аренде.

• Я могу расторгнуть договор, когда захочу.

Заключая договор о аренде офиса или торговой площади, первое, на что следует обратить внимание – срок его действия и условия пролонгации. Как правило, съемщик должен уведомить арендодателя в письменной форме за три месяца до окончания срока договора. Условия аренды для обеих сторон играют далеко не последнюю роль и должны подробно обговариваться перед подписанием. Например, важно понимать, сможет ли Ваше предприятие получить «юридическую прописку» по месту аренды (будет ли компания включена в официальный список арендаторов). Также следует помнить – реклама, вывески и прочая внешняя навигация в офисном центре может быть установлена только с разрешения владельца, потому, если Ваше предприятие нуждается в наличии таковой, этот момент следует изначально обсудить с арендодателем.

Совет: в обязательном порядке изучить варианты расторжения договора до момента его подписания. Ситуации, когда собственник не желает возвращать залоговую сумму или учитывать его в качестве арендной платы за последний месяц – не редкость.

• Местоположение не важно.

Транспортная доступность и территориальное расположение – один из наиболее значимых моментов при выборе помещения для офиса. Далеко не факт, что все сотрудники Вашей фирмы (и уж тем более ее клиенты) готовы ежедневно тратить несколько часов на дорогу или подыскивать удобное парковочное место для авто за несколько кварталов. Приятным бонусом будет наличие рядом с офисом места, где можно выпить кофе или пообедать.

Совет: не всегда стоит гнаться за «престижностью» локации. Аренда офиса в первоклассных бизнес-центрах, как правило, непомерно дорогая. Если необходимости обосноваться в конкретном районе нет, лучше присмотреться к более доступным по стоимости вариантам.

• Я могу полностью доверять своему арендодателю.

Аренда офиса – процесс, требующий максимальной внимательности. Потому, перед тем как подписать договор, нужно удостовериться в том, что Вас не пытаются обмануть. Попросите арендодателя предоставить подлинную документацию, подтверждающую его право распоряжения недвижимостью (договор купли-продажи, свидетельство о праве собственности или договор аренды с генеральной доверенностью).

Совет: если окажется, что помещение сдается в субаренду, необходимо убедиться в том, что арендодатель имеет на это право. Сделать это можно, попросив его предоставить свидетельство о регистрации организации и копию приказа о назначении директора.

• Состояние помещения не имеет значения.

Прежде чем заключить договор аренды, следует как можно тщательнее проверить состояние будущего офиса Вашей компании. Все ли розетки в помещении рабочие, цела ли мебель (если такова имеется), исправно ли работает освещение, вентиляция и замки. Во избежание в будущем неприятных сюрпризов, все эти моменты выясняются сразу, особенно если офис располагается в старом здании.

Совет: наличие интернета – важнейший в наши дни фактор для ведения бизнеса. Потому лучше всего заранее выяснить, какие Интернет-провайдера предоставляют свои услуги в офисном центре. Очень часто арендодатель предлагает только одного провайдера, не давая возможности выбрать оптимального для арендатора поставщика интернет-услуги.

• Безопасность – не главное.

Четкий режим работы и система охраны офисного центра – гарантия сохранности Вашего имущества, потому, перед тем, как заселиться в новый офис, эти нюансы следует внимательно изучить. Современная система безопасности и сигнализация никогда не будут лишними.

Совет: многие бизнес-центры имеют также пропускной режим, который может оттолкнуть потенциальных клиентов, не желающих тратить время на получение пропуска.

Выяснять у арендодателя все подробности перед подписанием арендного договора – единственный способ снять качественный офис по доступной цене и не напороться при этом на «подводные камни». Имеет смысл также поинтересоваться мнением о собственнике у будущих соседей, очень часто они могут рассказать то, чего никогда не расскажет он сам.

Помните, Вы выбираете помещение, в котором планируете работать не один месяц, и, в случае вынужденной смены офиса, потеряете не только деньги, но и драгоценное время на поиски нового места.